В конце 2024 года мы провели воркшоп по работе в Notion вместе с Машей Беганской, единственной амбасадоркой Notion из Беларуси и одной из четырех русскоговорящих амбасадоров и амбасадорок. Этот материал — конспект воркшопа Маши про организацию учебы и работы в Notion, где мы собрали ключевые и самые важные моменты, а также прикрепили шаблоны и видео по тому, как с ними работать.
Почему стоит выбрать именно Notion?
Notion — это не просто приложение для заметок или планирования, а что-то на стыке порядка и творчества. Он как конструктор LEGO: у тебя есть куча деталей, и ты можешь собрать из них что угодно: дом, станцию, машину. Так и с Notion, где из пустой страницы можно создать практически всё: от списка дел до полноценного сайта. И здесь только ты решаешь, как будет выглядеть твой рабочий процесс.
Приложение само подстраивается под тебя, а не наоборот.
Но почему именно Notion, а не что-то другое? Если взять другие похожие приложения, например Todoist, то там можно вести только задачи — поставил галочку, задача выполнена, и всё. В Google Диске удобно хранить файлы, но никакой связи между ними нет. Trello — классная штука для визуального планирования, но всё-таки узко заточена. А в Notion можно сделать буквально всё из пустой страницы.
Почему это работает?
«Другие приложения создаются так, чтобы решать конкретную задачу: трекеры задач, заметки, файлы. Это удобно, если нужно что-то одно. Но сейчас у нас слишком много всего вокруг — никто не хочет использовать 15 разных приложений для каждой мелочи», — говорит Маша.
Notion помогает собрать функции разных приложений в одном месте. Вам не нужно переключаться между несколькими программами — просто добавляйте блоки, настраивайте страницы и работайте так, как вам удобно. Например: финансовый трекер, трекер привычек, портфолио, планировщик отпуска или библиотеку для книг и сериалов. Это даёт пользователям свободу организовать пространство по своим нуждам.
Ещё один плюс — лёгкая интеграция с другими устройствами. С телефона можно быстро отправить любую информацию прямо на нужную страницу в Notion. Страницы можно настраивать, перетаскивать блоки, добавлять кликабельные элементы. Всё это делает работу интуитивной и удобной.
Также страницами можно делиться, работать в них совместно или даже делать из них сайты.
«Notion — это свобода, — продолжает Маша. — Ты можешь сделать из пустой страницы всё, что угодно: финансы, планы, проекты, трекеры привычек. Любые задачи решаются гибко и подстраиваются под твой стиль работы. Это не просто текстовый редактор, а мощный инструмент для управления жизнью и работой».
Как использовать Notion для учебы?
Хотя в разгар сессии освоение нового инструмента может не сильно помочь студентам, но в долгосрочной перспективе Notion станет отличным инструментом для организации учёбы и ведения проектов. Если вы только начинаете работать в программе, то можно опираться на уже готовые шаблоны и изменять их под себя.
Например, вот такой шаблон блокнота от Маши на русском подойдет для организации учебы и жизни — ссылка. В нем есть разделы с задачами, привычками, календарь с расписанием на неделю, блоки по сферам жизни и другое. Но главное — вы можете настроить его под себя. Подробнее про работу в этом шаблоне можно посмотреть видео:
Посмотреть другие шаблоны от Маши на разных языках, в том числе и бесплатные, можно здесь.
Организация проектов в Notion. Метод PARA
Метод PARA (Project, Area, Resources, Archive) — это система организации информации, которая включает 4 основных категории:
- Проекты — это задачи с чётким началом и завершением, которые можно делегировать или отслеживать по мере выполнения.
- Области — это более долгосрочные сферы ответственности, такие как здоровье, финансы или работа, которые не имеют конкретных дат завершения, но требуют регулярного внимания.
- Ресурсы включают в себя все, что может быть полезным для выполнения проектов, например, контакты, материалы или ссылки.
- Архивы служат для хранения завершённых проектов, задач и других элементов, которые неактуальны в данный момент, но могут пригодиться в будущем.
В основе этого метода лежит идея, что все элементы взаимосвязаны: проекты привязаны к областям, задачи к проектам, а ресурсы к задачам. Подробнее про метода PARA можно посмотреть в видео Маши:
Метод PARA можно адаптировать под любой инструмент управления задачами, и Notion — один из лучших. В Notion можно настроить эту систему с помощью дашбордов, на которых можно отслеживать проекты, задачи, их приоритеты и прогресс: выставлять степень готовность и указывать ответственных за определенную задачу.
Каждый проект в Notion будет иметь свои задачи, которые могут быть связаны с определёнными ресурсами. Например, если ваш проект связан с курсовой, задачи могут включать «собрать материалы», «написать текст», а ресурсами будут ссылки на материалы, контакты преподавателей и т.д. Все данные удобно привязываются друг к другу, чтобы получить полную картину работы.
В архиве же находятся все прошедшие проекты. Например, если через год вам снова потребуется контакт преподавателя, вы сможете найти его в заархивированном прошлом проекте.
Для использования этого метода можно найти готовые шаблоны, например:
В них уже встроены основные категории и дашборды для ведения проектов и отслеживания задач по методу PARA.
Однако у Notion есть ограничения в предоставлении доступа другим пользователям. Так, в шаблонах нет возможности предоставить доступ к отдельным задачам для конкретных людей, только ко всей странице сразу. Чтобы решить этот вопрос, потребуется создавать дополнительные базы данных с задачами или разграничивать доступ через создание отдельных рабочих полей.
Но тем не менее это удобный способ управлять проектами, отслеживать статус и приоритет задач, отмечать и сохранять ресурсы на будущее.